Контроль денежных средств

Ограничение для контроля лимитов 2.4 и 2.5

В рамках решения задач бюджетирования предусмотрена возможность контроля над расходованием денежных средств при помощи устанавливаемых для статей бюджетов лимитов. При этом контроль отклонений осуществляется в рамках документа Заявка на расходование денежных средств (в момент его проведения).

Лимитирование расходования денежных средств задается в НСИ и администрирование – Казначейство и взаиморасчеты – Использование лимитов. Реквизит принимает одно из трех возможных значений:

■ Не используются. В данном режиме контроль над расходованием денежных средств не производится. Заявки на расходование денежных средств проводятся в любом объеме без ограничений.

■ По документам лимитов расхода ДС. В этом режиме для задания лимитов применяется документ Казначейство – Планирование и контроль денежных средств – Лимиты расхода ДС. В НСИ отражается детализация контроля: лимиты по организациям и подразделениям. Лимитирование происходит помесячно по статьям ДДС. Иные аналитические разрезы контроля или иная периодичность контроля невозможны.

■ По данным бюджетирования. Данный режим соответствует проведению контроля над расходованием денежных средств с использованием подсистемы бюджетирования. В этом режиме активна гиперссылка настройки правил лимитирования, при помощи которой можно описать правила контроля: с разной периодичностью, с разной аналитической детализацией лимитов.

Управление правилами контроля лимитов при использовании лимитирования подсистемы бюджетирования определяется в списке Бюджетирование и планирование – Настройки и справочники – Модели бюджетирования – Правила лимитирования расходования ДС.

Дополнительно при оформлении заявки на расходование денежных средств выявляются ситуации превышения установленных лимитов с учетом валюты платежа, что дает заявителю возможность оперативной корректировки заявленных сумм. Причем заявителю не требуются дополнительные данные о том, в каких валютах был запланирован лимит.

Лимиты денежных средств устанавливаются в рамках выбранной модели бюджетирования. Причем в случае одновременного использования нескольких моделей бюджетирования с установленным статусом Действует по каждой из них будет осуществлен индивидуальный контроль соблюдения установленных лимитов. Для одной модели может быть определено неограниченное количество лимитов с разной степенью детализации и периодичности (день, неделя, месяц, декада, квартал, полугодие, год). Лимиты можно добавлять по виду бюджета списком.

Схема контроля лимитов расходования денежных средств может быть представлена в следующем виде.

Предусмотрена возможность комбинированной настройки лимитов – например, общего лимита по статье движения денежных средств и дополнительного лимита по партнеру. Контроль суммовых значений лимитов осуществляется в рамках бюджетного сценария. При этом если сценарий не указан, то источником будут являться все сценарии, в разрезе которых установлен лимит по заданной статье.

Все лимиты подразделяются на следующие типы:

■ разрешающие – разрешают проведение заявок на расходование денежных средств, если сумма заявки не превысила остаток по лимитам (если превышение произошло, то проведение заявки на расходование денежных средств будет автоматически заблокировано);

■ дополнительные – выполняют функцию задания дополнительного лимита к основному (при условии одновременного вхождения хотя бы в один из разрешающих типов лимитов). Например, определен лимит по выбранной статье денежных средств, а требуется дополнительно установить лимит на партнера;

■ информационные – информируют о превышении лимита при проведении заявки на расходование денежных средств, но не блокируют ее проведение. Если в системе настроен только информационный лимит, и он превышен, система уведомит пользователя об этом и проведет документ. Для строго контроля необходимо наличие разрешающего правила.

Для работы информационных и дополнительных лимитов заявка должна пройти контроль хотя бы одного разрешающего, он может быть «с запасом» по верхнеуровневой аналитике, а информационный, например, по комбинации других аналитик. То есть, разрешающий лимит нужен всегда, остальные типы контроля опциональны.

Контроль над превышением лимитов может быть настроен по таким аналитикам, как статья ДДС, организация, договор. Например, для документа Заявка на расходование денежных средств в качестве аналитик могут быть задействованы статьи движения денежных средств, партнеры, подразделения и т. д. Поддерживается контроль лимитов по прочим значениям аналитик бюджетирования (не указанным явным образом). В результате, если в заявке на расходование денежных средств лимит для выбранной аналитики не определен, то осуществляется поиск лимита по прочим (пустым) значениям аналитики. При этом в рамках данного контроля не предусматривается автоматическое перераспределение лимита расходования денежных средств между аналитиками статьи бюджета.

Контроль над разрезами расходования денежных средств организован на принципе иерархичности аналитик. Для лимитов важна последовательность аналитик, по которым ведется контроль над расходованием денежных средств. Для установления последовательности предусмотрены навигационные стрелки над табличной частью с деревом аналитик.

Ниже приведен пример проведения контроля над расходованием ДС по аналитикам.

Пример

Пусть лимиты заданы согласно следующей структуры в настройках правил лимитирования:

● Статья ДДС

● Контрагенты

● Договоры

И содержат следующие данные:

● Оплата товаров

● Альфа

● ДоговорА1

● Бетта

● ДоговорБ1

● ДоговорБ2

● <Прочие статьи ДДС>

● <Прочие контрагенты>

● <Прочие договоры>

Проводим заявку на расходование денежных средств со следующими параметрами:

● Контрагент: Альфа

● Договор: ДоговорА1

● Статья ДДС: Оплата услуг.

При проведении заявки согласно правил лимтирования происходит поиск аналитики статьи ДДС Оплата услуг. По этой статье не задан лимит, поэтому происходит поиск лимиты по прочим статьям ДДС, первый рубеж поиска лимита пройден успешно, далее идет поиск по контрагентам уже в рамках только аналитики прочих статей ДДС, то есть поиск только внутри найденной предыдущей аналитики, в ее рамках установлен лимит по прочим контрагентам, поэтому второй рубеж пройден также успешно, далее поиск продолжается по аналитике договор, тут ситуация аналогичная, так как лимит задан по всем прочим договорам, то поиск аналитики пройден успешно, остается только сравнить сумму заявки на расходование ДС и сумму остатка лимита.

Изменим условия. В настройках правил лимитирования переместим статью ДДС на нижний уровень иерархии. Получится следующее:

● Контрагенты

● Договоры

● Статья ДДС

Имеющиеся данные лимитов изменят свое представление:

● Альфа

● ДоговорА1

● Оплата товаров

● Бетта

● ДоговорБ1

● Оплата товаров

● ДоговорБ2

● Оплата товаров

● <Прочие контрагенты>

● <Прочие договоры>

● <Прочие статьи ДДС>

Проводим заявку снова. Система производит поиск аналитики контрагент на первом уровне, поиск выполнен успешно, это аналитика Альфа, Далее поиск по аналитике договор - также поиск выполнен успешно, это аналитика ДоговорА1. На третьем уровне - статья ДДС - Оплата услуг. В рамках аналитики Альфа, ДоговорА1 указан лимит только по аналитике Оплата товаров, а лимита в рамках Оплата услуг> нет, более того, нет и прочей аналитики по статьям ДДС. Несмотря на то, что в разделе прочих контрагентов и прочих договоров и прочих статей ДДС есть лимит, в текущем случае поиск выполнялся только в рамках вышеуказанных контрагентов и договоров, и в их рамках лимит по другим статьям ДДС не предусматривался. Поэтому заявка не удовлетворяет лимиту, и система выведет предупреждение.

Подробнее о настройках лимитов см. статью и запись вебинара Бюджет движения денежных средств: лимиты расходования денежных средств.

Анализ использования лимитов производится в отчетной форме Лимиты расхода денежных средств. Отчет выводит аналитики планирования в соответствии с правилами лимитирования и бюджетными данными, а также аналитики фактических данных, которые отражаются при установке соответствующего флага на форме настройки параметров отчета.

При установленном флажке вывода аналитики фактических данных система связывает аналитики факта с аналитиками планирования. Если для аналитики факта не найдено четкого соответствия аналитики плана, то она отражается в разделе "прочей" аналитики плановых данных.

Аналитики планирования позволяют проводить контроль по статьям ДДС, контрагентам, партнерам, договорам, направлениям деятельности, подразделениям, организациям, и другим аналитикам.

Отчет выводит информацию о перерасходах в рамках информационных лимитов, а также остатках лимитов, если лимиты еще не исчерпаны.

В алгоритме контроля лимитов 2.5 хранение плановых сумм лимитов, сумм резервов по заявкам и фактического потребления осуществляется в отдельном регистре «Лимиты по данным бюджетирования», который используется при контроле лимитов в момент проведения заявок и при формировании отчета по лимитам.

В карточке справочника Правила лимитов по данным бюджетирования задается один из трёх типов лимитов:

■ Разрешающий лимит – предполагает, что запрещены любые расходы ДС, кроме тех, которые определены по правилам получения фактических данных с типом Исполнение бюджета по связанным статьям бюджетов.

■ Дополнительный лимит – работает только совместно с разрешающим лимитом, позволяет накладывать дополнительное ограничение в рамках разрешающего лимита.

■ Информационный лимит – работает аналогично разрешающему лимиту, но без запрета расхода денежных средств.

Для проведения заявок на расход ДС и заявок на командировку в базе должен быть хотя бы один разрешающий или информационный лимит. При этом контролируется не только превышение лимита, но и вхождение проводимой заявки на расход ДС или заявки на командировку в хотя бы один разрешающий или информационный лимит.

Фактическое потребление сумм по лимитам отражается  в периоде лимитирования по фактической дате платежа, если платежный документ проводится без заявок. Если платежный документ сформирован по заявке на расход ДС или заявке на командировку, то  по плановой дате платежа.

Отражение конечной суммы использования лимита производится по значениям аналитик платежных документов. В случае если аналитики платежных документов отличаются от значений аналитик указанных в документах Заявка на расходование ДС и Заявка на командировку, сумма использования лимитов сторнируется по аналитикам, указанным в  заявках и добавляется по аналитикам из платежных документов. Исключением из данного правила являются платежи контрагентам. В этом случае подразделение выводится из аналитики Подразделение, указанного в карточке справочника «Банк» или «Касса».

При проведении заявки или платежного документа:

■ расчет доступного остатка лимита осуществляется за период лимитирования в целом, т.е. последовательность ввода документов в рамках одного периода не имеет значения;

■ период лимитирования определяется по дате планового или фактического платежа соответственно. Для платежного документа лимиты подбираются по периоду фактического платежа, но отражаются в регистре по периоду планового платежа (если сформированы по заявкам).

Использование суммы лимита также осуществляется платежными документами, сформированными без заявок, без выполнения контроля превышения лимита, если платеж подходит хотя бы под одно правило лимитов.

При перепроведении заявки на расходование ДС или платежного документа без изменения реквизитов (кроме комментария и дополнительных реквизитов) повторный контроль остатка лимита, формирование заданий и перезапись движений регистра не осуществляются.

Сценарий правил лимитов позволяет осуществить подбор плановых данных лимита в соответствии с  выбранным  сценарием для план - фактного анализа при контроле лимитов. Если сценарий не указан, то выбираются плановые данные лимита по всем сценариям, по которым лимит был введен.

Иерархия аналитик правил лимитов позволяет устанавливать приоритеты аналитик статей бюджетов и измерений модели бюджетирования (организация, подразделение), по которым рассчитываются плановые значения лимитов.

Факт потребления лимитов рассчитывается по правилам получения фактических данных с типом Исполнение бюджета по связанным с правилами лимитов статьям бюджетов.

Расчет факта потребления лимитов всегда происходит только по данным оперативного учета (в качестве источника данных всегда используется регистр «Лимиты по данным бюджетирования») и без выбора источника суммы (всегда используется Сумма к выплате).

Использование правил с типом Исполнение бюджета и фактические данные не поддерживается для данного алгоритма, поскольку источники данных для правил с типом Фактические данные и Исполнение бюджета всегда разные.

В заявках на расход денежных средств и заявках на командировку флаг Сверх лимита называется Без контроля лимита. При его установке контроль лимитов отсутствует, но сумма по действующим лимитам списывается.

Внимание                            

Контролировать лимиты расхода денежных средств по данным бюджетирования рекомендуется с помощью алгоритма Контроль лимитов 2.5. Для этого следует установить переключатель на значение Контроль лимитов 2.5 (рекомендуется) в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Бюджетирование и планирование – Вариант контроля лимитов по данным бюджетирования. Подробнее см. статью Пример перехода на алгоритм контроля лимитов 2.5.    

Рекомендуем изучить сквозной примеры по контролю лимитов в статье Настройка правил лимитирования (Контроль лимитов 2.5).

Отчет Лимиты по данным бюджетирования (см. раздел Бюджетирование и планирование – Отчеты по бюджетированию и планированию) выводит данные из регистра «Лимиты по данным бюджетирования».

В столбце Сумма заявки отражаются суммы из неоплаченных документов Заявка на расходование ДС и Заявка на командировку кроме заявок со статусом Отклонена.

При формировании отчета для актуализации его данных автоматически запускается задание на отражение лимитов по данным бюджетирования по платежным документам.

Данные по лимитам выводятся за весь период лимитирования для конкретных правил лимитов. По дате отчета определяются действующие правила лимитов.

■ Независимо от установки флага Без контроля лимита в заявке на расход ДС или заявке на командировку происходит уменьшение остатка лимита.

■ Использование показателей суммы для расчета фактических данных бюджетирования ограничивается только показателем Сумма к выплате.

■ Не используются правила получения фактических данных для контроля лимитов по данным: регламентированного учета, международного учета, а также с произвольными настройками источника данных – используется только оперативный учет.

При использовании раздела источника данных Произвольные данные для правил получения фактических данных с типом Исполнение бюджета существует ряд особенность настройки, если включена функциональная опция Контроль лимитов 2.5.

Внимание

В конструкторе схемы компоновки данных на закладке Параметры необходимо добавить параметр КорТипДанныхУчета. По значению данного параметра отбираются правила для хозяйственной операции документа Заявка на расходование ДС. Для данного документа могут быть выбраны следующие значения: Контрагенты,  Денежные средства, Доходы и расходы, Прочие активы и пассивы. Для документа Заявка на командировку можно выбрать только одно значение параметра КорТипДанныхУчета - Денежные средства.

Данный параметр может иметь тип Массив, если в запросе есть источники данных по нескольким типам данных учета.

Для параметра КорТипДанныхУчета нужно установить флаг Ограничение доступности.

В настройках конструктора схемы компоновки данных необходимо добавить группировку Детальные записи и заполнить список выбранных полей с минимальным количеством обязательных шести полей: Организация, Подразделение, Регистратор, Валюта, ИсточникДанных, СуммаВВалюте. А также добавить все поля, которые включены в дополнительный отбор и настройку заполнения аналитик данного правила получения фактических данных.

Все поля должны быть: определены в наборе данных с указанием типа значения и со снятыми флагами Ограничение использования в колонке Поле.